Werkelijk een prachtig sinterklaascadeau voor hen die hun telefoon opnemen terwijl ze in overleg zitten (en dan ook nog geïrriteerd melden aan de beller dat ze in overleg zitten). Voor hen die tijdens een meeting zitten te ‘spelen’ op hun smartphone. Voor hen die fluisterend tijdens een meeting zeggen dat ze wel terugbellen (storend voor de mede-meeters én beller). Businessetiquette van Roel Wolbrink is dat ultieme cadeau voor deze mensen vind ik. Het geeft handige tips en duidelijkheid over etiquette en wat wel en niet kan. Ik zet graag een aantal van die business etiquette tips voor je op een rij.

Etiquette van de sint: do's en don'ts

1. Meeting? Zet je telefoon op stil of uit en stop hem in je zak of tas. Je voicemail functioneert prima als secretaresse en die e-mail wacht wel.
2. Gebruik je je telefoon of iPad om aantekeningen te maken? Volgens de etiquette meld het voorafgaand aan de meeting, om vervelende blikken te voorkomen.
3. Telefoon of tablet van de zaak? Beveilig hem altijd met een pincode, zodat bij verlies of diefstal geen gevoelige info van je business op straat komt te liggen.
4. Lunch of één-op-één afspraak? Wederom: zet je mobiel op stil of uit. Het is onbeschoft continu een gesprek te onderbreken of een mail of app te lezen. Om jezelf niet onnodig te kwellen en volgens de etiquette leg je het ding dus ook niet op tafel.
5. Heb je sms, mail- of chatverkeer met een zakelijk contact? Hou het dan ook zakelijk. Vermijd jargon of chat afkortingen als ‘BRB’ (‘be right back’), ‘AFK’ (‘away from keyboard’) en ‘LOL’ (‘laughing out loud’). Dat jij een doorgewinterd internetter bent, wil niet zeggen dat je communicatiepartner dat ook is. Blijf professioneel en volg de etiquette.
6. Moeilijke boodschap? Blijf volgens de etiquette weg bij sms en chats als WhatsApp. Een gecompliceerde boodschap vereist tenminste een telefoongesprek en bij voorkeur zelfs een afspraak. Een e-mail kan eventueel ook, maar je persoonlijke stemgeluid kan een nare mededeling iets verzachten.
7. Zit je in een meeting en gaat je telefoon? Nóóit opnemen en fluisteren ‘ik zit in gesprek, ik bel je zo terug’. Daar is niemand bij gebaat: je mede-meeters niet en de beller ook niet. De oplossing is het bericht wegdrukken en de voicemail het werk laten doen.

O ja, en voor degene die de vergadering leidt, of die een presentatie komt geven, ligt ook nog een taak. Stel van tevoren de regels op, dan weet iedereen hoe het werkt. Laat iedereen zijn telefoon uit of op stil zetten, maar las voldoende pauzes in zodat iedereen dringende mailtjes of berichten kan checken.

Die sinterklaas toch, wat een geweldig cadeau!